Сканирование документов с целью создания электронного архива. Кому это нужно?

Сканирование документов с целью создать электронный архив – услуга, оказываемая многими современными архивными центрами. Ее популярность и востребованность у бизнеса вряд ли вызывает у кого-то сомнения.

Сканирование документов с целью создания электронного архива весьма популярное сегодня мероприятие. Кому это нужно? Любой компании, нацеленной на оптимизацию документооборота. Правда, есть фирмы, нуждающиеся в данной услуге особенно. Это  библиотеки, медицинские и банковские организации, научные институты и центры, а также любые другие коммерческие предприятия и учреждения, специфика деятельности которых предполагает создание большого числа документации.

Необходимо отметить, что работа с последней предполагает соблюдение строгих правил, стандартов и нормативов. Это означает, в том числе, необходимость хранить юридически значимые акты в течение определенного периода. Срок  определяется также на законодательном уровне  и в отдельных случаях исчисляется годами, а в других – десятилетиями. Некоторые документы и вовсе должны храниться «вечно». Как бы то ни было, но, если в компании внушительный по объему документооборот, то и ее архив будет соответствующим. В то же время есть способ сжать его до минимальных размеров. И речь, конечно же, идет об оцифровке информации.

При этом, следует понимать, что сканирование документов (см. тут) – это только один из этапов создания электронного архива, хотя и один из самых значимых. Но затем уважающий себя исполнитель непременно осуществит обработку данных, их индексацию и каталогизацию. Это позволит в дальнейшем максимально оперативно отыскать необходимый документ по ключевым словам. Для работы с электронным архивом нужен только компьютер и доступ к интернету. В то же время далеко не каждый желающий получает возможность изучать электронный архив. Безопасность – одна из главных его характеристик. Вся информация надежно зашифрована и даже если попадет в интернет, не будет доступна широкому кругу лиц.

Соответственно, владелец электронного архива сам определяет, кто из его работников имеет доступ к важным документам.

А что же первоисточники? Их судьба различна. Так, в одних случаях бумажные версии документов уничтожаются. Это возможно только после истечения установленного законом срока их хранения. В других случаях они остаются в самой компании. Либо в отделе, их создавшем, либо в архиве.

 Есть также альтернативный и очень популярный у современного бизнеса вариант – передача документов на внеофисное хранение. Как правило, речь идет о той же фирме, которая осуществляет создание электронного архива. Сегодня на рынке активно функционируют крупные центры обработки данных и информации, способные предоставить своим клиентам услуги широкого спектра. В том числе, и принятие документов на хранение.

Схема взаимодействия довольно проста – курьер приезжает к заказчику, забирает у него передаваемые на хранение акты, а затем они сканируются в архивном центре с использование высокопроизводительного оборудования. Первоисточники помещаются в архив, а заказчик получает доступ к их электронной версии. Разумеется, доступна ему по запросу и бумажная.